Piste d’audit fiable
Qu’est ce que la piste d’audit fiable (PAF) ?
La Piste d’audit fiable (PAF) est un des trois processus de dématérialisation admis par le législateur et qui est spécifique à la France. La piste d’Audit fiable est une documentation interne qui explique et prouve le process de facturation.
Dans tous les cas, le point de départ de la piste d’audit fiable doit correspondre au point de départ du processus de facturation.
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Le cabinet d’expertise EDI et SAP EDI IwayServices vous accompagne dans toutes les étapes de la dématérialisation de factures, quel qu’en soit le format.
Nos experts vous apporterons les bonnes réponses et les solutions adéquates à vos besoins.
La piste d’audit doit permettre :
- De reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation
- De garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu
- De justifier toute opération par une pièce.
La piste d’audit peut être constituée de documents établis par l’entreprise elle-même (devis, bon de commande) ou par des tiers (extraits de compte).
La piste d’audit doit correspondre aux processus qui ont réellement eu lieu. Par exemple, le bon de commande doit correspondre à une commande effectivement passée.
Elle est considérée comme fiable lorsque l’administration peut établir le lien entre les pièces justificatives, et entre celles-ci et les opérations réalisées.
Les contrôles et documents obligatoires ?
Les contrôles doivent être documentés c’est-à-dire être décrits, présentés et expliqués par l’entreprise. L’objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l’entreprise sont effectifs et réels, et de permettre à l’administration de les appréhender facilement lors d’un contrôle.
Le ou les documents doivent expliciter les acteurs des contrôles ainsi que leurs tâches respectives (qui contrôlent les documents et données, à quel moment et selon quelles modalités ?).
Ces documents relatifs aux contrôles doivent être élaborés au moment de la mise en place de la piste d’audit et doivent retracer toutes les étapes du processus de facturation.
Les documents suivants doivent être présentés à l’administration :
- La cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes.
- Les structures des fichiers utilisés et leur mode d’alimentation ; Ex comment le PDF de la facture a été créer, via un Excel, ERP, logiciel de compta ?
- Les tables de codification des données et les paramétrages utilisés ; C’est la base de données et comment elle est alimentée, manuellement ou automatiquement.
- Les modalités d’archivage des données ; Coffre-fort électronique en interne ou externe.
- Le schéma de circulation des informations et les modalités d’échange et de validation des informations avec les tiers ; Comment vous communiquez avec votre partenaire sur le statut de la facture, payé, en erreur…
- Les modalités d’injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s’assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature) ;
- La liste des anomalies et les processus de correction des erreurs.
Quelles sont les pénalités ?
Si la PAF est incorrecte, pas à jour ou non-existante, ce qui est le cas dans beaucoup de société, les factures ne sont plus considérées comme des pièces justificatives des opérations effectuées. Cela veut dire que :
- La TVA facturée par l’émetteur est due ;
- La déduction de la taxe est susceptible d’être remise en cause.
(NB : L’inexistence ou l’insuffisance des contrôles mis en place par l’émetteur n’entraîne pas nécessairement la remise en cause la validité des factures par le récepteur.)
En théorie et à court terme, cette solution parait plus simple que l’EDI ou la signature électronique, mais elle est fastidieuse à long terme car elle doit continuellement être tenue à jour. (Évolution de progiciel, changement de personnel, de comptable et les actions manuelles qui en découlent).
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