Factures transmises sous la forme d’un message structuré – La facture EDI

Qu’est-ce qu’une facture EDI ?

facture EDI

Les factures transmises par l’échange de données informatisées (ou facture EDI) se présentent sous la forme d’un message structuré, selon une norme convenue, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement.

Elles constituent de facto des factures d’origine. L’échange de données informatisées permet de sécuriser de façon autonome la transmission des factures électroniques, c’est-à-dire qu’il garantit à lui seul l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

A cette fin, le système de télétransmission utilisé doit respecter les conditions suivantes :

  • Identité du message émis et reçu.
  • Constitution d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires.
  • Archivage des données (se reporter à l’article BOI-CF-COM-10-10-30-10).
  • Restitution des données en langage clair (se reporter au BOI-CF-COM-10-10-30-10 également).

NB : La liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des fonctionnalités indispensables de l’EDI.

Le message facture doit comporter au minimum les mentions obligatoires.

Le logiciel doit rendre obligatoires les mentions prévues par la réglementation.

L’utilisation de codes stables désignant, par exemple, des produits ou des personnes est possible, si la codification est déchiffrée automatiquement à l’aide d’une table de correspondance, dont l’historique des modifications est conservé, intégrée à la fonction de restitution.

L’échange de factures dématérialisées peut intervenir en milieu hétérogène (stations émettrices et réceptrices de types différents)

La facture ne doit pas être altérée en aucune manière après qu’elle a été constituée, émise par le fournisseur et archivée.

L’entreprise qui émet ou reçoit des factures doit s’assurer q​u’elles soient tenues et conservées sur support électronique pendant le délai fixé par l’article L. 102 B du LPF qui est de 10 ans pour les factures commerciales.

Liste récapitulative EDI

Liste récapitulative

Le système EDI doit pouvoir restituer une liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus et de leurs anomalies éventuelles.

Cette liste doit comporter au minimum les mentions suivantes :

  • Le numéro et la date de la facture.
  • La date et l’heure de constitution du message.
  • Les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code devise lorsque la facture n’est pas libellée en euros.
  • Les éléments d’identification de l’émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité de fournisseur ou de client).
  • La version du logiciel utilisée.

Le fichier doit être constitué et alimenté au fur et à mesure de l’émission ou de la réception des messages et ne doit pas être modifiable.

Les assujettis qui ne disposent pas de leur propre plate-forme de dématérialisation peuvent recourir à un prestataire

Les garanties d’un système de dématérialisation ?

Le prestataire doit garantir que son système de dématérialisation et d’archivage des factures respecte l’ensemble des conditions prescrites par  les articles 96 G et 96 H de l’annexe III au CGI.

La restitution, sur écran ou sur support informatique, doit pouvoir être effectuée d’une façon sélective en fonction des informations obligatoires que la liste doit comporter.

Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier des partenaires avec lesquels ils échangent des factures dématérialisées. Ce fichier doit être alimenté automatiquement par le système de télétransmission

Ce fichier doit comporter, pour chaque partenaire, les informations suivantes : nom ou dénomination et adresse, qualité d’émetteur et/ou de récepteur, date(s) d’entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire et éventuellement date(s) de sortie.

Lorsque le système de télétransmission s’accompagne d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires et respecte l’ensemble des spécifications prévues par le CGI, la mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable n’est pas nécessaire aux fins de sécurisation des factures.

Quand le système de télétransmission ne garantit pas l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures transmises, l’assujetti est tenu

  • Soit de mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable.
  • Soit d’utiliser une signature électronique (ou cachet serveur) « qualifiée ».

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